Politique d’alerte éthique

Pluxee s'engage à mener ses activités conformément aux lois et réglementations applicables ainsi qu’aux principes éthiques de Pluxee, sans corruption, conflit d'intérêts ou concurrence déloyale, tout en éliminant toutes formes de dicrimination, harcèlement ou travail forcé et en veillant à ce que l'esclavage et la traite des êtres humains ne se produisent pas dans une partie quelconque de l'entreprise ou de la chaîne d'approvisionnement. Cette politique ("Politique") vise à établir les normes et procédures pour signaler les comportements illégaux et les violations présumées de la Charte Éthique de Pluxee. Elle fournit également un cadre pour promouvoir un environnement responsable et sécurisé pour les employés et les parties prenantes sans crainte de représailles. Pluxee attend de tous les employés qu'ils maintiennent des normes élevées conformément à ces principes et à la Charte Éthique de Pluxee. Ceux qui travaillent pour et avec Pluxee doivent toujours être respectés et confiants quant à l'intégrité de leur relation et de leur engagement avec Pluxee. Cette Politique vise plusieurs objectifs :

• Encourager tout le monde à signaler les actes répréhensibles présumés, dès que possible, en
  sachant que leurs allégations seront prises au sérieux et feront l'objet d'une enquête
  appropriée ;
• Fournir des conseils sur la manière de signaler ces allégations ;
• Expliquer le fonctionnement de l'outil de recueil et de traitement des signalements ("Speak
  Up"), qui garantit leur confidentialité et offre la possibilité de l'anonymat (lorsque cela est
  applicable et autorisé par la loi locale) ;

• Prohiber les représailles à l’encontre du Lanceur d’alerte

   

Adaptations locales

Cette Politique découle des principes éthiques énoncés dans la Charte Éthique de Pluxee. Bien que
cette Politique établisse des lignes directrices au niveau stratégique, la Fonction de Conformité
Locale peut adapter les dispositions aux besoins opérationnels et/ou réglementaires Locaux. 

 

Modifications

Si la présente Politique impose des normes plus strictes que la législation Locale, Pluxee s'engage à appliquer des mesures plus strictes, en faisant prévaloir cette Politique. En cas de conflit entre une disposition de la présente Politique et la législation applicable à l'Entité Pluxee, la Fonction de Conformité Locale est tenue de prendre les mesures suivantes :

• Identifier les dispositions spécifiques de la Politique en conflit avec la législation locale ;
   
• Notifier le département Global Éthique et Conformité en fournissant une analyse comparative ;
   

• Mettre en œuvre des mesures pour se conformer à la législation locale et en informer le

  Directeur Général de l’Entité et le département Éthique et Conformité.

 

DEFINITIONS

• Équipe de Traitement des Cas : désigne les personnes chargées de gérer/enquêter sur un
  signalement. Il existe trois types d'Équipe de Traitement des Cas pour examiner les
  signalements tout en respectant le processus d'escalade au niveau Local, Régional et au
  niveau Global.
• Comex : désigne le Comité Exécutif.
• Local : désigne le niveau ou le champ de compétence lié à l’environnement géographique d’une
  Entité Pluxee.
• Fonction : désigne un département ou un domaine de responsabilité spécifique au sein du
  Groupe Pluxee, tel que Conformité, Finance, Juridique, ou d'autres départements similaires,
  chacun gérant des activités opérationnelles ou stratégiques distinctes.
• Global : désigne le niveau ou le champ d'application lié au siège de Pluxee ou au Groupe Pluxee
  dans son ensemble, couvrant toutes les régions et entités dans le monde entier et géré de
  manière centralisée.
• Pluxee : désigne toute Entité du Groupe Pluxee, y compris Pluxee N.V., Pluxee International et
  toutes les Entités Pluxee, sauf indication contraire.
• Entité Pluxee : désigne toute filiale ou affiliée, ou toute autre société directement ou
  indirectement contrôlée par, ou conjointement contrôlée par Pluxee International.
• Siège de Pluxee : désigne Pluxee International.
• Régional : désigne les Entités regroupées dans un ensemble géographique commun tel que
  défini par la gouvernance du Groupe.
• Outil Speak Up : désigne le système de recueil et traitement des signalements accessible à
  l’adresse suivante : http://www.pluxeespeakup.com
• Champion Speak Up : désigne toute personne assignée au niveau Local, Regional ou global,
  dans une Entité Pluxee, à la gestion et l'enquête de signalements.
• Code d'accès unique : désigne le code reçu lorsqu'un Lanceur d’alerte souhaite accéder à
  son signalement sur le site web de l'outil Speak Up.

•  Lanceur d’alerte : désigne une personne physique qui signale ou divulgue sans contrepartie
  financière directe et de bonne foi, des informations portant sur toute violation qui répond aux
  conditions de recevabilité énumérées ci-dessous au chapitre 5.

   

Gouvernance – Comité Éthique 

Le Comité Éthique se réunit fréquemment pour suivre la réception des nouveaux signalements et
l’avancement de la gestion des signalements existants. Il peut décider de conduire une enquête
interne à la suite de la réception d’un signalement. 

 

Qui peut émettre un signalement ?
 

Définition du Lanceur d’alerte :

Un Lanceur d'alerte est une personne physique qui signale ou divulgue, sans contrepartie financière directe et de bonne foi, des informations portant sur toute violation qui répond aux conditions de recevabilité énumérées ci-dessous au chapitre 5.

Toute personne peut émettre un signalement à condition de respecter les critères mentionnés ci dessus.

A titre indicatif et de manière non exhaustive, cela inclut toute personne travaillant ou ayant travaillé directement ou indirectement pour Pluxee, les personnes qui se sont portées candidates à un emploi dans l’une des Entités, lorsque le comportement allégué s'est produit dans le cadre de cette candidature, les fournisseurs, les co-contractants ou sous-traitants, ou toute autre personne.

Si les informations du signalement ont été obtenues en dehors du cadre des activités professionnelles, le Lanceur d’alerte doit en avoir eu personnellement connaissance.
 

Quand émettre un signalement ?

Conditions de recevabilité du signalement :
Les types d'allégations suivants peuvent être signalés dans le cadre du système alerte, qu'ils soient passés, présents ou susceptibles de se produire dans le futur :

• Une conduite ou situation en violation de la Charte Éthique et/ou des politiques de
  Pluxee,
• Un crime ou un délit,
• Une violation de la loi ou des règlements ou d’un engagement international,
• Une menace ou un préjudice pour l'intérêt public.
   

Les jugements et appréciations personnels sur les compétences ou les qualités d’une personne, indépendamment de tout élément tangible, ne sont pas des signalements recevables. Les dysfonctionnements – tels que l'inefficacité des processus – ne constituent pas à eux seuls un motif suffisant pour émettre un signalement.

L'admissibilité de chaque signalement est vérifiée avant que celui-ci ne soit assigné à l'Équipe de Traitement des Cas correspondante. Si le signalement ne répond pas aux conditions de recevabilité mentionnées ci-dessus, le Lanceur
d'alerte en est informé.

 

Obligation stricte de confidentialité

Il importe que toute personne ayant connaissance d’un signalement en préserve la confidentialité.

Les membres du Comité Éthique et des Équipes de Traitement des Cas chargées d'examiner et/ou d'enquêter sur le signalement, sont soumis à une obligation stricte de confidentialité.

Pluxee met tout en œuvre pour garantir la stricte confidentialité de l’ensemble des identités et caractéristiques déterminantes des Lanceurs d’alerte.

Toutes les parties impliquées et/ou mentionnées dans le signalement, y compris les personnes mises en cause, le Lanceur d’alerte et toute tierce personne qui y est mentionnée, sont protégées par une confidentialité stricte. 

Les informations relatives à l'identité du Lanceur d’alerte ne peuvent être divulguées sans son consentement, sauf à l’autorité judiciaire, une fois établi le caractère fondé de l’alerte et dans le cas où les personnes chargées du recueil ou du traitement des signalements sont tenues de dénoncer les faits à celle-ci. Le Lanceur d’alerte en est alors informé, à moins que cela ne compromette la procédure judiciaire.

Lorsque le signalement est fondé, les informations relatives à l'identité des personnes mises en cause ne peuvent être divulguées, sauf à une autorité judiciaire.

Toute information fournie par Pluxee doit rester confidentielle pendant et après l'enquête et n'est partagée si et seulement si cela est nécessaire pour le traitement du signalement. 
 

Non-représailles 

Effectuer un signalement est un droit protégé par la loi. Le Lanceur d'alerte qui répond aux conditions d'exigibilité de la loi est protégé contre toute forme de représailles. L'Équipe de Traitement des Cas est responsable de l’application de ce principe. 

Cela implique que l'Équipe de Traitement des Cas :

• Agisse de manière impartiale lors de la gestion et/ou de l'enquête sur un signalement,
• Ne tire pas de conclusions hâtives,
• Vérifie l'absence de représailles contre le Lanceur d’alerte après l'enquête.

Dans l'hypothèse où le Lanceur d'alerte estime avoir subi des représailles, il peut soumettre un nouveau signalement dans l'outil Speak Up.

La protection contre les représailles est également étendue à toute personne physique (collègues, proches) ou morale (syndicat, société détenue par le Lanceur d’Alerte notamment) ayant assisté le Lanceur d’Alerte dans le signalement ou ayant un lien avec le Lanceur d’Alerte et susceptibles de représailles.

En cas de signalement abusif, c’est à dire si un individu a conscience que les faits qu’il dénonce sont faux ou qu’il agit avec une intention de nuire, il ne pourra bénéficier du statut protecteur de Lanceur d’alerte et s’expose à des sanctions disciplinaires et/ou des poursuites judiciaires.
 

Comment signaler ?

Pluxee fournit plusieurs canaux accessibles pour signaler un signalement :

• Un dispositif de recueil des alertes éthiques en ligne : l'outil Speak Up (8.1),
• Tout autre moyen, y compris l'adresse e-mail et les canaux humains étant précisé que les signalements seront alors reportés dans l’outil Speak Up. (8.2).

Pluxee veille à ce que toutes les allégations, quel que soit le mode de communication, soient gérées avec les mêmes exigences de confidentialité, d’impartialité et de gestion.
 

Outil Speak Up

Site web de l'outil Speak Up

L'outil Speak Up est géré par un tiers indépendant et est disponible 24h/24, 365 jours par an, en 60
langues. Pour effectuer un signalement via l'outil Speak Up, le Lanceur d'alerte doit émettre un rapport en ligne, sur le site web de l'outil Speak Up http://www.pluxeespeakup.com. Lors de la soumission d'un signalement, le Lanceur d’alerte doit fournir autant de détails que possible pour permettre une évaluation et une enquête appropriées, tels que : contexte, historique et raison de la préoccupation, documentation, etc.

L'outil Speak Up n'est pas une ligne d'urgence ni un substitut pour contacter les forces de l'ordre. Un Lanceur d'alerte confronté à une urgence mettant sa vie en danger ou qui croit faire face à une menace imminente de préjudice corporel doit contacter immédiatement la police locale ou un numéro de téléphone d’urgence.
 

Niveaux d'anonymat

L'outil Speak Up offre trois options pour effectuer un signalement :

Nota Bene : Le Lanceur d'alerte a la possibilité de rester strictement anonyme, néanmoins, divulguer des allégations de manière non confidentielle facilite les communications.
 

Code d'accès unique
Si un signalement est fait de manière anonyme via l'outil Speak Up, le Lanceur d’alerte recevra un Code d'accès unique qui lui permettra de vérifier l’avancement de la gestion du signalement et communiquer via l’outil. Il peut être utilisé pour accéder à l'outil Speak Up pour vérifier l'avancement du signalement. Le Lanceur d’alerte peut également fournir des informations supplémentaires directement dans l’outil.

Attention : En cas de signalement anonyme, seul le Code d'accès unique permet de se connecter à l'outil pour communiquer et être informé du traitement du signalement

Autres canaux

En cas d'utilisation d'autres canaux, tout signalement doit être traité conformément à cette politique, et doit être enregistré dans l'outil Speak Up avec le niveau d'anonymat choisi par le Lanceur d’alerte. Pluxee met également à disposition l’adresse e-mail suivante pour effectuer un signalement : speakup.group@pluxeegroup.com 

Lorsque des allégations sont reçues par appel téléphonique ou lors d’une conversation, le Lanceur d’alerte doit donner son consentement pour que la conversation soit enregistrée ou qu'elle soit documentée par écrit.
Toute preuve, telle que des e-mails, des résultats de contrôles (par exemple, audits internes ou externes, campagnes de contrôle interne), doit être enregistrée dans l'outil Speak Up, conformément aux processus de décision et d'enquête définis par Pluxee International.

Sous réserve des lois Locales applicables, le Lanceur d’alerte peut également effectuer un signalement auprès d’une autorité judiciaire ou administrative, d’un organisme professionnel ou de toute autre institution ou organisme pertinent.
En vertu de la loi française, le Lanceur d’alerte peut également signaler l’alerte auprès :

• Du "Défenseur des droits" (https://formulaire.defenseurdesdroits.fr/formulaire_saisine/) ;
• D’une autorité judiciaire ;
• D'une des autorités compétentes énumérées en annexe du décret n° 2022-1284 du 3 octobre
  2022, relatif aux procédures de collecte et de traitement des signalements émis par les
  lanceurs d'alerte et établissant la liste des autorités externes établies par la loi n° 2022-401 du
  21 mars 2022, visant à améliorer la protection des lanceurs d'alerte
  (https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000046357368) ;
• D’une institution, un organisme, un bureau ou une agence de l'Union européenne compétent
  pour recevoir des informations sur les violations relevant du champ d'application de la directive
  (UE) 2019/1937 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2019.
  
   

Gestion des signalements et investigations

Tout signalement doit être enregistré dans l'outil Speak Up. Après réception d’un signalement, l'Équipe de Traitement des Cas de Pluxee International vérifie sa recevabilité et en assure la gestion et le traitement comme indiqué ci-dessous.

 

Réception d’un signalement

Une fois qu'un signalement a été effectué sur l'outil Speak Up, un accusé de réception est envoyé à son auteur dans un délai de sept jours ouvrables.

Conditions de recevabilité d’un signalement : la recevabilité de chaque signalement est vérifiée avant son assignation à l'Équipe de Traitement des Cas correspondante, selon les critères fournis dans cette Politique aux chapitres 2 et 3. En cas d’irrecevabilité, le signalement est clôturé et son auteur en est notifié. En cas de recevabilité, le signalement est assigné à l'Équipe de Traitement des Cas appropriée pour sa gestion (9.2).
 

Assignation du signalement

Principe d'escalade

Il existe différents niveaux d'acteurs qui supervisent la gestion des signalements, en fonction du sujet et de la position hiérarchique des personnes signalées et/ou impliquées dans le signalement. Le processus d'escalade vise à fournir aux membres de l'Équipe de Traitement des Cas les connaissances et la sensibilisation nécessaires pour déterminer qui traitera le signalement.

• Équipe de Traitement des Cas au niveau global - "Pluxee International Case Review
  Team" : cette équipe supervise l'attribution des signalements à l'Equipe de Traitement des Cas
  appropriée au niveau Local, Régional ou Global de Pluxee, le cas échéant.
• Équipe de Traitement des Cas au niveau régional : cette équipe supervise les signalements
  dans les cas où les parties signalées ou impliquées sont des cadres supérieurs locaux.
• Équipe de Traitement des Cas au niveau local - "Speak Up Champion" : cette équipe est
  composée au moins du responsable Local des ressources humaines et/ou de la conformité
  et/ou du juridique, assisté par toute fonction Locale pertinente en fonction des allégations
  soulevées et des fonctions signalées.

Situation exceptionnelle
En cas de signalement impliquant un membre de l’Equipe de Traitement des Cas, un dirigeant ou un membre du Comex, sa gestion sera assignée à une personne d'un niveau hiérarchique supérieur et/ou à une personne indépendante.

Absence de conflit d'intérêt

Tout membre d’une Equipe de Traitement des Cas doit volontairement se retirer ou ne pas être impliqué dans une partie du processus de gestion d’un signalement, s'il estime que sa participation créerait un conflit d'intérêt.

Accord de confidentialité

Toute personne impliquée dans l'enquête/la gestion d'un signalement doit signer un accord de confidentialité pour garantir le respect de leurs obligations de confidentialité stricte.

Délais et notification

L’Equipe de Traitement des Cas communiquera formellement au Lanceur d'alerte, dans un délai de :

• Trois mois à compter de l'accusé de réception du rapport ou,
• En l'absence d'accusé de réception, trois mois à compter de l'expiration d'une période de sept
  jours ouvrables suivant la date de dépôt du rapport.
   

Cette communication doit fournir des informations sur les mesures prévues ou prises pour évaluer l'exactitude des allégations et, le cas échéant, pour traiter le sujet du signalement, ainsi que les raisons de ces mesures.

 

Organisation de l'enquête interne

La gestion d’une enquête interne approfondie peut nécessiter l'assistance d'employés internes ayant une expertise spécifique (par exemple, juridique, ressources humaines, audit interne, cybersécurité). Comme prévu à la section 6, les informations relatives à un signalement ne doivent être partagées que selon le principe de besoin d’en connaître.
Dans tous les cas, l'enquête peut être réalisée avec l'aide d'un cabinet d'avocats externe ou d'une société « forensic » pour garantir l’indépendance adéquate lors de la conduite de l’enquête interne.

 

Contenu d'une enquête
 

Les signalements feront l'objet d'un examen initial par l'Equipe de Traitement des Cas appropriée et, si nécessaire, feront l'objet d'une enquête interne. Pour évaluer l'exactitude des allégations formulées, l'Equipe de Traitement des Cas peut demander des informations supplémentaires au Lanceur d’alerte. 
Si les allégations semblent fondées, l'Equipe de Traitement des Cas prendra les mesures nécessaires pour traiter la personne à l’encontre de laquelle un signalement a été effectué. Lors de l'enquête, l'Equipe de Traitement des Cas est autorisée à mener des entretiens et à avoir accès à toutes les informations professionnelles (par exemple, accès aux e-mails, messages Teams, etc.). Les personnes impliquées dans un signalement bénéficient des droits de la défense.

Le Lanceur d’alerte sera informé de la clôture du signalement et le cas échéant, de ses conclusions. Les détails des signalement et des enquêtes doivent en revanche rester confidentiels. Toutes les enquêtes internes doivent être documentées et suivre le modèle d'enquête fourni par le groupe Pluxee au cas par cas.

Clôture du signalement

Après enquête sur le signalement et indépendamment des conclusions, le signalement doit être clôturé dans l'outil Speak Up. Le Lanceur d’alerte en est notifié.

 

Obligations d'archivage et de protection des données

• Les signalements irrecevables sont archivés dans un délai maximum de deux mois après leur
  clôture dans l’outil, puis supprimées au plus tard cinq ans après, conformément aux obligations
  légales et réglementaires
• Les signalements recevables sont archivés dans un délai de six mois après la fin de leur
  traitement, puis supprimés au plus tard six ans après, conformément aux obligations légales et
  réglementaires.
• En cas d'actions judiciaires ou disciplinaires, les données relatives aux signalements seront
  conservées jusqu'à la fin de la procédure concernée, y compris les périodes de prescription
  applicables, puis seront archivées pour une durée maximale de six ans afin de répondre aux
  obligations légales ou réglementaires.
• Les délais d’archivage peuvent être prolongés en cas de multiplication de signalements sur
  des faits allégués identiques ou similaires.

Annexes